10 Recomendaciones para optimizar tus reuniones

NOTA: Este artículo apareció originalmente en la Revista Ekos Negocios dividido en dos partes: https://www.ekosnegocios.com/articulo/10-recomendaciones-para-optimizar-tus-reuniones-parte-i

No siempre optimizamos en los puntos de mayor apalancamiento. Es común escuchar sobre optimizaciones en materias primas, en la integración o disolución de unidades de negocio, tercerizando departamentos y optimizando líneas de producción. Pero rara vez optimizamos las reuniones.

Las reuniones son un claro reflejo de la cultura empresarial. En algunas empresas son cortas, se llevan a cabo de pie y son muy dinámicas. En otras son largas y en su mayoría una pérdida de tiempo.

En todo caso, no se trata de algo trivial. Durante las reuniones se toman decisiones, se informa, se coordina, se revisa el avance de proyectos, se utilizan para mejorar la comunicación, en general se realiza todo lo que se pueda necesitar para lograr los objetivos y trabajar de manera más coordinada.

Hay reuniones que han cambiado la historia de empresas y hay otras reuniones que han cambiado la historia del mundo. Una reunión puede ser decisiva y puede marcar un antes y después. Pero desgraciadamente la mayoría son una gran pérdida de tiempo. Al mes tenemos más de 50 reuniones en promedio, por lo que realmente vale la pena optimizarlas.

¿Cómo hacerlas más eficientes y eficaces?

Aquí te dejo las primeras 5 recomendaciones:

• Propósito - ¿Cuál es el propósito de la reunión? Si es difícil de explicar, más vale aclarar antes. El propósito u objetivo de la reunión se debería poder explicar en una sola oración y todos los participantes deberían conocer el mismo.
• Planifica y utiliza una agenda basada en preguntas – Una reunión sin agenda tiene el potencial de ser un barco a la deriva. Más aún, ayuda también si cada punto de la agenda se formula como una pregunta. En lugar de “Presupuesto”, mejor sería “¿Cómo vamos a optimizar el presupuesto en un 10%?”. También, en caso de aplicar, siempre es bueno leer la agenda anterior y con ello el avance de los acuerdos. Con respecto a la minuta de esa reunión, es absolutamente clave que cada actividad tenga un solo responsable.
• Acorta el tiempo – Hay compañías con culturas muy dinámicas y reuniones de 15 minutos. 15 minutos nos puede parecer muy poco en Latinoamérica, pero 30 minutos es algo muy realista. La disciplina es clave en este punto.
• Reúnete diariamente con tu equipo, pero sólo 10 minutos – Esta reunión, que podría ser de pie y en un lugar donde los indicadores sean visibles, ahorrará muchas otras reuniones. El contenido es siempre el mismo: Prioridades, noticias de las últimas 24 horas, temas actuales, problemas potenciales y cómo se van a resolver, necesidades, aprendizajes y cualquier otro tema relevante. Si hay un tema que pueda ser más largo, se “parquea” para otro momento o se comenta en alguna otra reunión en la que sólo deberán estar las personas necesarias.
• Organiza reuniones en cascada – Si tu empresa tiene varios departamentos o unidades de negocio, una opción es organizar reuniones en cascada. Por ejemplo: A las 10 se reúnen los diferentes departamentos, durante 10 minutos, y a las 12 se reúnen los jefes o líderes de los departamentos con el Gerente también durante 10 minutos. Con ello, los jefes de área ya tienen la información relevante y las prioridades de los diferentes equipos para compartir con el gerente y con ello ahorrar reuniones.

¿Cuál de estas recomendaciones podrías implementar en tu equipo y empresa?

A continuación, las últimas 5 recomendaciones:

• El tiempo es clave – Un poco obvio, pero el tiempo es clave. Hay que comenzar a tiempo y es muy recomendable acabar 5 minutos antes para que la gente pueda revisar brevemente sus teléfonos y llegar puntual a la siguiente reunión. Es una cuestión de disciplina y buena organización.
• Aportes de valor – No valen protagonismos ni tomar una reunión como rehén. Los aportes tienen que ser de valor y concretos. Y tiene que ser culturalmente aceptado el parar a alguien si la intervención no es un aporte verdadero o si es demasiado largo.
• Prohibido la tecnología – Es raro estar reuniones en las que todos los participantes están 100% presente, y la tecnología no ayuda. Una recomendación es tener un espacio en la entrada de las salas, donde la gente deja su celular al llegar y de dónde lo recoge sólo al salir de la reunión.
• Fomenta el silencio y la reflexión – Puede parecer contraintuitivo, pero el objetivo de las reuniones no es hablar, sino tomar decisiones, mejorar la comunicación o la coordinación para llegar a un objetivo. Alexander Kjerulf, autor de “Happy Hour is 9 to 5” recomienda el silencio para fomentar ideas y la reflexión durante la reunión. Hay personas que de hecho llegan a mejores ideas y estrategias durante momentos de reflexión y no durante la discusión. Alexander Kjerulf recomienda silencios de 2 minutos durante la reunión. Contraintuitivo pero muy útil.
• Conecta y eleva el nivel de energía – En un tema más personal, todos te apreciarán si eres esa persona que llega y conecta con los demás y además eres la persona que ligeramente eleva el nivel de energía comparado con el nivel inicial de energía de la reunión. Si bien, esto no es el objetivo de una reunión, ayuda mucho en términos de ambiente laboral. No me olvidaré de mi último jefe en Alemania, el CEO de una compañía más grande que La Favorita: Podía estar completamente en desacuerdo y destrozar una presentación, y aun así siempre elevaba el nivel de energía de las reuniones y la gente lo apreciaba por ser un jefe estricto y duro, pero también una persona con un aire positivo, respetuoso y de apoyo.

¡¿Cuál es la más necesaria en tu empresa o equipo?!